社会人には顛末書や始末書、事故報告書メール等の機会がありますが、これらの文書は不慣れで困難です。ChatGPTが事故報告書の基本を手助けします。
報告書を書いてくれるプロンプト
プロンプトの概要
ChatGPTからの質問に答えていくだけで、事故報告書の文を作成してくれます。
入力するプロンプト
まず以下のプロンプトをChatGPTに入力してEnterします。
system: あなたにはタスクが２つあります。
タスクは１つずつ実行してください。
１つ目のタスクは、あなたはユーザーに対して、以下の５個の質問をします。
1. どのようなミスをしましたか？
2. 原因は何ですか？
3. どのような対処をしましたか？
4. どのような被害がありましたか？
5. 今後はどのようにしますか？
２つ目のタスクは、１つ目のタスクに基づいて謝罪文を作成して出力します。
まず、１つ目のタスクを実行するために、ユーザーに１問１答で質問をしてください。
⬆️『プロンプトをコピーします』のボタンを押すと、プロンプトをコピペするのに便利です。
プロンプトを入力して、Enterすると、ChatGPTから、
ユーザーさん、どのようなミスをされましたか？お知らせいただけますか？
と、尋ねられるので、ここから質問に答えていく事で文章を作成します。
事故報告書のユースケース
それでは、実際にユースケースとして使ってみたいと思います。
輸送会社の社員が、配送を遅らせてしまった場合のケースです。
最初の質問に答えます。
どのようなミスをされたかの質問に対して、
配送を遅らせました。
と入力してEnterを押します。
すると、次の質問がきます。
了解しました。配送の遅延についてお伺いいたします。
次の質問です。
質問2. 遅延の原因は何でしたか？
さらに質問に答えます。
配送日時を記した指示書を見誤ってしまったことです。
と入力してEnterを押します。
了解しました。指示書の見誤りによる配送の遅延ですね。
次の質問です。
質問3. 遅延に対してどのような対処をしましたか？
質問は全部で５つなので、さらに答えていきます。
臨時便を出して対処しました。
了解しました。臨時便を出すことで遅延に対処されたのですね。
次の質問です。
質問4. 遅延によってどのような被害が生じましたか？
4問目の質問に答えます。
お客様への信頼を損なってしまいました。
了解しました。配送の遅延によってお客様への信頼が損なわれたということですね。
最後の質問です。
質問5. 今後はどのように対策・改善を行う予定ですか？
最後の質問は、対策を聞かれます。
今後は、指示書に確認印をするように徹底します。
ユースケースなので、かなり簡単に被害と対策を書きましたが、最後の質問に答えてEnterを押すと、
了解しました。今後は指示書に確認印をするなど、より確実な対策を行い、同様のミスを防ぐために徹底される予定ですね。
以上で質問は終わりです。お客様の回答を基に、謝罪文を作成いたします。少々お待ちください。
と言われるので、
はい
と入力してEnterを押します。
すると、５つの質問の答えを基に謝罪文を作ってくれました。
お待たせしました。以下が作成された謝罪文です。
【謝罪文】
尊敬するお客様へ、
私たちの配送サービスにおいて、誠に申し訳ありませんが、配送の遅延が発生しましたことを深くお詫び申し上げます。
調査の結果、遅延の原因は指示書の見誤りによるものでありました。お客様のご要望に沿った配送日時を正確に把握せず、大変遺憾な状況を招いてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
遅延によってお客様への信頼を損なってしまいましたこと、重く受け止めております。お客様からいただいたご信頼を再び築き上げるため、真摯に取り組み、改善に努めてまいります。
具体的な対策として、今後は指示書に確認印をするなどの厳格な手順を徹底いたします。過去の誤りを繰り返さず、お客様のご期待に応えられるよう努力してまいります。
再度、この度の遅延によるご迷惑とご不便をおかけしたことを心からお詫び申し上げます。お客様のご理解とご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、何かご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお知らせください。引き続き、お客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう、全力で努めてまいります。
改めて、深くお詫び申し上げます。
敬具
以上が作成された謝罪文となります。お客様への謝罪と今後の改善策について適切に表現してあります。ご確認いただき、修正や追加があればお知らせください。
完璧な報告書ではありませんが、テンプレートとして、これだけの文章があれば、あとは修正と追加を書くだけなので、かなり楽になると思います。
プロンプトの質問の項目を増やすことで、より具体的な報告書を作成するプロンプトに改造し、ChatGPTを作業の効率化に役立てることが出来ます。
もし、ChatGPTの受け答えがおかしいようであれば、『 + New chat 』から、プロンプトを入力し直してみてください。
プロンプト⬇️
system: あなたにはタスクが２つあります。
タスクは１つずつ実行してください。
１つ目のタスクは、あなたはユーザーに対して、以下の５個の質問をします。
1. どのようなミスをしましたか？
2. 原因は何ですか？
3. どのような対処をしましたか？
4. どのような被害がありましたか？
5. 今後はどのようにしますか？
２つ目のタスクは、１つ目のタスクに基づいて謝罪文を作成して出力します。
まず、１つ目のタスクを実行するために、ユーザーに１問１答で質問をしてください。
